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WHG investiert in neue IT-Infrastruktur

Seit Monaten wird in den beiden WHG Geschäftsstellen in der Dorfstraße und in der Breiten Straße gebaut. Eine zukunftssichere Daten-Netzwerkstruktur wird hier vom Keller bis ins Dach in allen Büros geschaffen. Wir wollen mit dieser Investition insbesondere den jetzigen digitalen Anforderungen sowie die der nächsten Jahre gerecht werden.

Die Arbeitswelt in allen Fachabteilungen bei der WHG hat sich in den letzten Jahren wesentlich geändert. Die WHG schreitet den Weg der Digitalisierung konsequent voran und benötigt hierfür auch eine moderne Technologie an Datennetzstruktur, Telekommunikationsanlage, Hard- und Software.

Seit 1.1.2018 leitet Andrea Gotza nicht nur das Rechnungswesen bei der WHG, sondern zeichnet sich auch verantwortlich für den IT-Bereich.

Wir haben Sie gefragt, welche Änderungen haben Sie 2018 auf den Weg gebracht?

Andrea Gotza: Der erste große Step war die zwingend erforderliche Investition in die Daten-Netzwerkstruktur neben weiteren kleinen digitalen Meilensteinen die einzelne Arbeitsprozesse bei der WHG betreffen.

Die WHG arbeitet zunehmend digital. Welche Arbeitsprozesse betrifft das konkret?

Andrea Gotza: Vollumfänglich digitalisiert haben wir bereits einen großen Kernprozess bei der WHG, das Instandhaltungsmanagement, d.h. die digitale Beauftragung von Firmen nebst Rechnungslegung über ein Handwerkerportal. Weiterhin digitalisieren wir verstärkt unseren Posteingang unter Verwendung eines modernen Dokumentenmanagementsystems mit Workflow-Unterstützung. In den Fachbereichen erfolgt bereits heute in direkter Verbindung mit unserem ERP-System eine automatisierte elektronische Archivierung des Postausgangs. Diverse Belege im Rechnungswesen werden ebenso automatisiert elektronisch archiviert.
Wir bieten im Kundenservice einen Kundenchat und organisieren Kunden- und Serviceanfragen über ein Ticketsystem.
Mit den Modulen des Kundenchats und Ticketsystems arbeiten ja längst schon alle großen Player, die den Kunden im Fokus haben – von Online-Versand bis hin zu Mobilfunkanbietern.

Welche Partner stehen Ihnen hier zur Seite und begleiten ihren Erneuerungsprozess?

Andrea Gotza: Unsere wichtigsten Ansprechpartner sind unsere Mitarbeiter. Ihre Bereitschaft, den Weg der Digitalisierung gemeinsam mit uns zu beschreiten, ist die Basis für diesen Erneuerungsprozess. Extern sind wir ständig in Kontakt mit den Anbietern unserer verwendeten Hardware- und Softwarelösungen, um hier die angestoßenen Prozesse konsequent weiter zu entwickeln und natürlich haben wir auch hier einen kompetenten regionalen Partner an unserer Seite.

Wenn Sie auf 2018 zurückblicken – was war die größte Herausforderung im IT – Bereich?

Andrea Gotza: Die größte Herausforderung in diesem Jahr war nach Übernahme des IT-Bereiches neben meinem Kerngeschäft, dem Rechnungswesen, eine Analyse der IT-Infrastruktur vorzunehmen und die „Baustellen“ klar und deutlich zu definieren und zu priorisieren. Gleichzeitig waren begonnene Projekte konsequent erfolgreich fortzuführen.

Die Mitarbeiter der WHG arbeiten zunehmend auch mobil vor Ort beim Kunden. Wie gestalten Sie diesen IT Prozess kunden- und serviceorientiert?

Andrea Gotza: Zu nennen ist hier unser Projekt „mobile Wohnungsabnahme“. Dieses Projekt wurde sehr stark von unserer Kundenbetreuung initiiert und umfasst digitales mobiles Arbeiten vor Ort bei den Kunden bei der Besichtigung, der Wohnungsübergabe und der Wohnungsabnahme und natürlich auch Bestandserfassungen für Objektkontrollen zur Verkehrssicherung. Hier befinden wir uns gerade in der Testphase, der Produktivstart ist im I. Quartal 2019 vorgesehen.

Auch mit den Firmen aus Handwerk, Handel und Dienstleistungen sind sie digital unterwegs. Wie organisiert die IT der WHG diesen Kommunikations- und Arbeitsprozess?

Andrea Gotza: Wie bereits erwähnt, war die erfolgreiche Einführung des Handwerkerportals der erste große digitale Meilenstein in der erfolgreichen Zusammenarbeit mit unseren Geschäftspartnern.

IT Sicherheit ist auch bei Ihnen in der WHG kein wegzudenkendes Thema mehr. Was verstehen Sie unter IT Sicherheit, wenn Sie die Prozesse der WHG im Blick haben?

Andrea Gotza: IT-Sicherheit ist in unserem Hause Chefsache. Die Implementierung eines IT-Sicherheitskonzeptes, welches ständig zu aktualisieren ist und flexibel unseren Prozessen angepasst werden kann, ist im heutigen Zeitalter von wachsender Cyber-Kriminalität ein weiterer wichtiger Meilenstein.

Was steht für Sie mit Ausblick 2019 auf der Agenda der IT bei der WHG?

Andrea Gotza: Auch 2019 erfolgt die konsequente Fortführung der Digitalisierung von Arbeitsprozessen. Ein großer Meilenstein ist die Erneuerung unserer Serverlandschaft mit Umstellung auf Terminalserver.

WHG: Vielen Dank für das Gespräch.

Andrea Gotza: Ich danke auch.

Die Fragen für dieses Interview stellte Doreen Boden, Leiterin der Kundenbetreuung.

Frau Gotza Andrea Gotza
Leiterin Rechnungswesen/
Großverträge/ Nebenkosten/ IT
Telefon: 03334/302222
Telefax: 03334/302277
Dorfstr. 9, 16227 Eberswalde
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