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EU- Datenschutzgrundverordnung

WHG mit neuer Datenschutzbeauftragten gut aufgestellt

Überall konnte man schon Wochen und Monate vor Inkrafttreten der EU Datenschutzgrundverordnung am 25. Mai 2018 über die Änderungen und Neuerungen allerhand lesen und hören. Das Wortungetüm „EU Datenschutzgrundverordnung„ klang nicht nur sperrig sondern ließ auch vermuten, dass es an Bürokratie wieder einmal eine neue Hürde geben würde, die den Unternehmern der Service- und Dienstleistungsbranche das Leben nicht unbedingt einfacher machte.


Dabei war allen, die mit Kundendaten arbeiten müssen, schon immer ein sensibler und vertrauensvoller Umgang in der Verwendung und Nutzung vorgegeben. Bei der WHG hatte auch schon in den zurückliegenden Jahren immer ein bestellter Datenschutzbeauftragter die Kundendaten im Blick und die Verwendung und Nutzung streng überwacht.

Seit Mai 2018 heißt die neue Datenschutzbeauftragte der WHG im Dienste der Kundendaten: Birgit Thätner.

Dabei ist Birgit Thätner längst keine Unbekannte. Seit fast 30 Jahren arbeitet Sie bei der WHG und hatte es schon immer mit den Kundendaten, bei der WHG sind das die personenbezogenen Daten der Mieterinnen und Mieter, die eine Wohnung, einen Geschäftsraum, einen Garten, einen Stellplatz, eine Garage gemietet oder gepachtet haben, zu tun. Bisher gehörte es u.a. zu ihren verantwortungsvollen Aufgaben in der Kundenbetreuung, die Betreuung der Bestandskunden, die Neuvermietung und die Immobilienverwaltung zu gewährleisten. Ein alltäglicher Umgang und Kontakt mit den Mieterinnen und Mietern ist also nichts Neues für Birgit Thätner. Seit Mai also kümmert sie sich bei der WHG ausschließlich um den Datenschutz der personenbezogenen Daten der Mietinteressenten, der Mieterinnen und Mieter rund um das Mietverhältnis von der Anbahnung eines Mietvertrages bis zum Auszug und Beendigung des Mietvertrages, der Handwerksfirmen für alle personenbezogenen Daten rund um die Auftragsvergabe, Abrechnung und Bauverträge; private Haus- und Wohnungseigentümer auf Basis der Verwalterverträge und natürlich auch um die personenbezogenen Daten der Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter der WHG, die sich um alle mietrechtlichen Belange der Mieterinnen und Mieter kümmern.

Seit nunmehr einen halben Jahr hat Birgit Thätner in ihrer neuen verantwortungsvollen Tätigkeit die Belange und Anforderungen der Datenschutzgrundverordnung umgesetzt und dafür Sorge getragen, dass der Prozess konsequent entsprechend der gesetzlichen Vorgaben von statten geht und auch alle Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter aktuell geschult sind im Umgang und Verwendung aller personenbezogenen Daten.

Wir haben Birgit Thätner an ihrem neuen Arbeitsplatz getroffen und Sie gefragt, welche Meilensteine schon gemeistert wurden und was sie selbst noch auf den Weg bringen wird:

WHG: Frau Thätner, in ihrem Büro führt der Blick ja sofort auf einen eigenartigen Papierkorb. Was genau hat es damit auf sich?

Birgit Thätner: Mein neuer Aktenvernichter. Auf einen Aktenvernichter für das Büro kann nicht verzichtet werden, damit Dritte nicht in den Besitz von personenbezogenen Daten gelangen. Geschäftliche Formulare, Dokumente und selbst kleine Notizen mit personenbezogenen Daten sollten nicht im Papierkorb entsorgt werden. Jedes Büro ist inzwischen bei der WHG damit ausgestattet.

WHG: Frau Thätner, können sie in kurzen Sätzen erklären, welches die größten Änderungen waren, die Sie durch die EU Datenschutzgrundverordnung bei der WHG umsetzen mussten?

Birgit Thätner: Zuallererst habe ich gemeinsam mit der Geschäftsführung eine Bestandsaufnahme gemacht und geprüft, was haben wir schon umgesetzt und was muss noch gemacht werden und ist das was wir haben konform mit den europäischen Vorgaben.

Es gibt bei der WHG ein Verzeichnis über erfasste personenbezogenen Daten und wie, warum und wofür die WHG verarbeitet. Das nennt sich „Verzeichnis von Verarbeitungstätigkeiten“ und ist in Art. 30 DSGVO vorgegeben.

Da die WHG u.a. Dienstleister mit der Verarbeitung personenbezogener Daten z.B. für die Heizkostenabrechnung, Wasserverbräuche, Legionellen Kontrollen, Rauchwarnmelder beauftragt hat, benötigten wir dafür zusätzliche neue schriftliche Vereinbarungen zur Auftragsdatenverarbeitung.

Die Datenschutzerklärung auf der Internetseite wurde an die europäische Norm der DSGVO angepasst.

Auf der Internetseite wurden die Suchfunktion und die Auskunftserklärung angepasst. Es gilt auch bei der WHG der Grundsatz der Datenminimierung.

WHG: Wie schützen Sie bei der WHG personenbezogene Daten genau?

Birgit Thätner: Bei der Verarbeitung von personenbezogenen Daten werden entsprechend der DSGVO (Art. 32 DSGVO) „geeignete technische und organisatorische Maßnahmen, um ein dem Risiko angemessenes Schutzniveau zu gewährleisten“ angewandt.

Dies beinhaltet u.a.:

  • Verschlüsselungstechnologien (z. B. SSL für Websites),
  • andere Komponenten der IT-Sicherheit wie Passwortrichtlinien, laufende Software-Updates, Einsatz von Firewalls, Virenschutz;
  • die Auslagerung von Daten in sichere Rechenzentren, Zugangsschutz für Serverräume und Aktenarchive, abgestufte Zugriffsberechtigungen für personenbezogene Daten: nur wer sie benötigt, darf sie abrufen;
  • Schulungen und Verpflichtungen der Mitarbeiter

WHG: Welche personenbezogenen Daten muss denn ein Mieter bei der WHG angeben? Und welche nicht?

Birgit Thätner: Wir verarbeiten bei der WHG folgende Kategorien von Daten: allgemeine Personendaten, Kontaktdaten/Online-Daten, Vertrags- und Abrechnungsdaten, Bankdaten.

Die Erhebung von Angaben zu Vorstrafen und strafrechtliche Ermittlungsverfahren ist grundsätzlich bei der WHG nicht erforderlich und damit unzulässig. Fragen zu Heiratsabsichten, Schwangerschaften, Kinderwünsche sind ebenfalls unzulässig, genau wie Fragen zu Mitgliedschaften in Gewerkschaften, Parteien und Mietervereinen, sowie zur ethnischen Herkunft.

WHG: Wofür brauchen Sie denn bei der WHG personenbezogene Daten?

Birgit Thätner: Zur Vermittlung und Verwaltung von Wohnraum, zur Anbahnung von Mietverträgen, zur Erfüllung von Mietverträgen, zur Erfüllung   steuer- und gesellschaftsrechtlicher Verpflichtungen.

WHG: Und wenn ein Mieter bei der WHG auszieht, was passiert mit den Daten?

Birgit Thätner: Wir speichern die Daten für die Dauer des Mietverhältnisses, bei Ende des Mietverhältnisses erfolgt die Löschung nach Ablauf der gesetzlichen Aufbewahrungsvorschriften.

WHG: Wie gewährleisten Sie als WHG Datenschutzbeauftragte, dass alles korrekt abläuft und keine Datenpannen passieren?

Birgit Thätner: Als Datenschutzbeauftragte habe ich neben der Überwachungsfunktion insbesondere eine Beratungsfunktion. Ich berate und unterrichte die Geschäftsleitung und auch die Beschäftigten über die sich aus den datenschutzrechtlichen Vorschriften ergebenden Pflichten. Eine weitere Hauptaufgabe ist die Überwachung der Einhaltung unserer Datenschutzleitlinie. Ich organisiere und überwache die Schulung und Sensibilisierung der mit der Verarbeitung personenbezogener Daten betrauter Mitarbeiter. Als Datenschutzbeauftragte arbeite ich mit der Aufsichtsbehörde zusammen und bin ihr direkter Ansprechpartner in Sachen der Verarbeitung personenbezogener Daten.

WHG: Was steht 2019 bei Ihnen ganz oben auf der Datenschutzagenda?

Birgit Thätner: 2019 werde ich meine Ausbildung zum zertifizierten Datenschutzbeauftragten abschließen und mich auch danach immer aktuell weiterqualifizieren. Die immer wiederkehrenden Schulungen und die Sensibilisierung aller Mitarbeiter zum personengebunden Datenschutzes.

WHG: Wenn Mieter eine Frage haben zu personenbezogenen Daten bei der WHG - kann man Sie da direkt ansprechen? Wie erreicht man Sie?

Birgit Thätner: Sie erreichen mich in meinem Büro in der WHG Geschäftsstelle in der Dorfstr. 9 in 16227 Eberswalde. Telefonisch zu unseren Servicezeiten unter 03334 - 302227 und natürlich auch per E-Mail: Diese E-Mail-Adresse ist vor Spambots geschützt! Zur Anzeige muss JavaScript eingeschaltet sein!

Ich empfehle für Nachfragen aber auf jeden Fall vorab einen Termin für ein Gespräch zu reservieren.

WHG: Vielen Dank.

Birgit Thätner: Ich danke auch.

Die Fragen stellte Doreen Boden, Leiterin der Kundenbetreuung für dieses Interview.

frau tha tner 1528358997Frau Birgit Thätner
Datenschutzbeauftragte

Telefon: 03334 - 302227
Telefax: 03334 - 302262
Dorfstr. 9, 16227 Eberswalde
E-Mail: Diese E-Mail-Adresse ist vor Spambots geschützt! Zur Anzeige muss JavaScript eingeschaltet sein!
Sitz: Breite Straße 58, 16225 Eberswalde

 

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